Tips functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken

©NCP Groep 2007. Na een tijd waarin uitsluitend personeelsbeoordelingen werden gegeven, kwam het functioneringsgesprek in zwang. Het onderscheidde zich van het beoordelingsgesprek door het tweerichtingsverkeer. De werknemer mocht ook iets zeggen over de organisatie. Dit paste goed in de veranderende opvattingen over de sturing van de organisatie (democratisch model).

Inmiddels is dat klassieke onderscheid gelukkig wat aan het verdwijnen. In het functioneringsgesprek zitten evengoed eenzijdige beoordelingen van de manager en in het beoordelingsgesprek geeft de werknemer ook zijn visie op het geheel. Je ziet dan ook steeds vaker dat de beide gespreksvormen gecombineerd gaan worden. Dat kan ook prima.

Nog enkele tips functionerings- en beoordelingsgesprekken

  • Zorg ervoor dat u niet gestoord wordt tijdens een gesprek 
  • Geef geen beoordelingen over onderwerpen waar de medewerker vooraf geen idee van kon hebben 
  • Wacht niet met het geven van feedback tot een formeel gesprek 
  • Ga niet alleen af op uw eigen oordeel, maar betrek ook de mening van anderen (dat kunnen ook uw klanten zijn)

Tenslotte: voer geen gesprekken omdat het moet van P&O, maar gebruik het als middel voor continue verbetering.

Functionerings- en/of beoordelingsgesprekken de Do’s en Don’ts

Functionerings- en/of beoordelingsgesprekken de Do’s en Don’ts 

  • Gebruik LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen
    Als u een functioneringsgesprek voert en u wilt het vooral ook gebruiken om te weten of u als manager of als organisatie als geheel goed faciliteert gaat het er om dat u luistert.
    Met luisteren bedoel ik niet horen, maar uw eigen ideeën zoveel mogelijk aan de kant zetten en open staan voor wat de ander bedoelt te zeggen.
    U checkt dat door af en toe samen te vatten. Zo merkt u of u de ander goed begrepen hebt.
    Doorvragen helpt u om de ander nog beter te begrijpen. Stel dus wie, wat, waarom en hoe vragen. Geef het doorvragen ook niet te snel op. U komt op deze manier samen achter de kern van wat iemand bedoelt te zeggen.
  • Maak uw afspraken SMART
    Om aan het einde van een periode te kunnen beoordelen of bepaalde doelen zijn bereikt is het verstandig vooraf doelen met elkaar af te spreken. Dit kunnen onderdelen uit de functieomschrijving zijn waar u extra aandacht wilt besteden, maar ook resultaatafspraken die bij de functie horen en passen bij de strategie. Zo maakt u dat uw strategie gaat werken. Maak uw afspraken wel zo helder mogelijk, want alleen dan zijn ze na afloop goed te beoordelen. Dat kan door ze SMART te formuleren: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel en Tijdgebonden.
    Leg deze afspraken ook vast en gebruik dit document bij de formele beoordeling aan het einde van de periode.
  • Sta open voor feedback
    Of het nu een functioneringsgesprek is of een beoordelingsgesprek, sta als manager open voor de feedback van uw werknemer. Uiteindelijk moet u als team of organisatie samen de resultaten halen en u hebt als manager de rol van facilitator. Het gesprek is daarom ook voor u een beoordelingsmoment en gebruik de kritiek om te verbeteren in uw rol als leidinggevende. Het functioneren van de medewerker (en daarmee zijn prestaties) is namelijk voor een groot deel afhankelijk van de organisatie waarin hij werkt: de cultuur, de systemen en procedures, de stijl van leidinggeven, etc. U gebruikt de gesprekken dus ook als instrument om informatie te vergaren over de organisatie.
  • Wees u bewust van enkele valkuilen
    Er zijn enkele ongewenste effecten die veel voorkomen bij beoordelen. Als u zich daarvan bewust bent, dan is dat een belangrijke stap bij het voorkomen van beoordelingsfouten: 
  1. Het recentheidseffect. Het is bekend dat gebeurtenissen die zich kort geleden hebben voorgedaan een grotere invloed hebben op de beoordeling. Het helpt daarom als u gedurende het jaarregelmatig de resultaten of het functioneren registreert. 
  2. Het 10%-90% effect. 90% van de gesprekstijd wordt gebruikt voor 10% van het taakgebied waarop de werknemer slecht functioneert. Besteed dus in uw gesprek niet alleen aandacht aan de negatieve, maar ook aan de positieve aspecten. Dat stimuleert! 
  3. Het halo en horn-effect. Een positief aspect in het functioneren heeft zoveel uitstraling dat andere (misschien meer negatieve) aspecten onderbelicht blijven. Het omgekeerde (horn-effect) komt evengoed voor.

Waarom functioneringsgesprekken en/of beoordelingsgesprekken

Werknemers willen (over het algemeen) graag horen hoe zij functioneren. De meesten willen zich namelijk graag ontwikkelen en verbeteren, maar dan moeten zij wel weten waarin. Zij willen ook graag horen wat er goed gaat. Niets menselijks is de werknemer vreemd.

Het is daarom goed om elkaar eens in de zoveel tijd eens recht in de ogen te kijken, elkaar te vertellen hoe het er voor staat en afspraken te maken voor de toekomstige periode. Daar moet je dus even rustig voor gaan zitten. En daar onderscheidt het formele gesprek zich van de vele minder formele beoordelingen die in de loop van het jaar worden gegeven.

Uiteindelijk gaat het er om dat werknemer én manager zich steeds meer verbeteren.

Functionerings- en beoordelingsgesprekken invoeren en verbeteren

De HR adviseurs van de NCP Groep helpen organisaties en medewerkers graag bij het invoeren en verbeteren van functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Wilt u weten hoe de NCP Groep u kan helpen op het gebied van HRM? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.

Contact

NCP Recruitment B.V.
NCP Assessments B.V.


Burgemeester Roelenweg 33
8031 ES Zwolle
Routebeschrijving


Telefoon: 085 401 22 22
Email: info@ncpgroep.nl


Nevenvestigingen:
Amsterdam
Groningen
Veenendaal
Arnhem

OTYS Recruiting Technology
NCP Groep gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.